Author:
Dick Stegeman is de geestelijk vader van het IT-projectenbureau Ihomer, waarin samenwerking een centrale plaats heeft. Met de TU Delft onderzoekt en ontwikkelt hij daarnaast IT-ondersteuning om samenwerking op afstand te faciliteren.
Reading time: 5 minutes
‘Als je een beetje beter wilt zijn, wees dan competitief. Als je exponentieel beter wilt zijn, wees dan coöperatief’, zei William Shakespeare eens. De weg van competitief naar coöperatief brengt nogal wat met zich mee voor organisaties. Niet alleen in de aansturing maar zeker ook voor de IT-systemen, legt Dick Stegeman van Ihomer hier uit.
‘Twee weten meer dan een’ en ‘Samen staan we sterker’ zijn zomaar twee uitspraken die van toepassing zijn op samenwerking en waar, gelukkig, steeds meer aandacht voor is. Je ziet het al in de opleidingen, waar individueel opleiden is vervangen door projectonderwijs. Je ziet het ook in organisaties waar onder het mom van het Nieuwe Werken zelfsturende teams mondjesmaat opgang maken.
Ten grondslag aan dit alles ligt het besef dat je samen meer weet te bereiken dan de som der delen. Daarom is het vreemd dat het zo lang heeft geduurd voordat organisaties met elkaar zijn gaan samenwerken. Nog steeds zijn de Senseo’s van deze tijd eerder uitzondering dan regel. De krachten bundelen en gezamenlijk iets op de markt zetten zou toch eerder gemeengoed moeten zijn.
Koelkast
Essentieel voor een effectieve samenwerking zijn een gemeenschappelijk doel en een visie hoe dit doel te bereiken. Binnen organisaties is dit al een aandachtspunt, laat staan over organisaties heen. Veel bedrijven worstelen hier in hoge mate mee. Medewerkers in samenwerkingsverbanden zijn daardoor vaak ook de bewakers van de bedrijfsdoelstellingen. Dit is meestal niet bevorderlijk voor een open mind en opbouwende houding om tot een goed product te komen. Samenwerkingen lopen al vaak voor de start stuk op eigen agenda’s, argwaan en onwil om informatie te delen. Voor succesvol samenwerken zijn transparantie en vertrouwen de sleutelwoorden.
Het bedrijfsleven loopt hierin jaren achter op ons privéleven. Ik ben nog van een generatie waar het gezin erg gesloten was. Goede vrienden konden natuurlijk op een kopje koffie rekenen, maar alleen als ze daarvoor een afspraak hadden gemaakt. We spraken ze ook netjes aan met u en over zaken binnen het gezin zwegen we. De schone en vuile was bleef keurig binnen en naar buiten toe hielden we de schone schijn op. De vader was, als enige kostwinner, de patriarch en bepaalde wat er gebeurde.
Hoe anders is het gezin in deze dagen. Iedereen komt zomaar binnenvallen en doorzoekt de koelkast of er nog wat te drinken en te eten valt. Alles wat er gebeurt, is bekend en wordt besproken. Geheimen kent het gezin nauwelijks meer. Als het al niet besproken is met vrienden, is het wel terug te vinden op Twitter, Hyves of Facebook. Het gezin staat veel meer open voor invloeden van buitenaf en het ophouden van een schone schijn is daarmee onmogelijk geworden. De rol van de vader is vervallen tot probleemoplosser c.q. klusjesman en wandelende pinautomaat.
Volgens mij staan organisaties voor eenzelfde omslag. Op dit moment zijn dat nog bolwerken van heel gesloten gemeenschappen met een patriarch aan het roer die veel marketinggeld besteden aan het ophouden van de schone schijn. Op bezoek komen kan, maar alleen op afspraak. Hoe goed de relatie ook is, er blijft een afstand en in de keuken kijken is uit den boze, laat staan het plunderen van de koelkast.
Onder invloed van sociale media en het Nieuwe Werken en met de mogelijkheden om over de grenzen van organisaties heen samen te werken, is dit aan het veranderen. De grenzen binnen en buiten de organisatie zullen vervagen. Mensen zullen niet alleen steeds nauwer gaan samenwerken met collega’s, maar ook met mensen van buiten. Het marketinggeld zal niet meer worden besteed aan het creëren van een positief imago, maar met name aan het in dialoog gaan met de omgeving en het op peil houden van de inhoud van de ‘koelkast’.
De verandering binnen het gezin heeft zich voltrokken in een aantal generaties. Daarbij heeft elke generatie meer ruimte en openheid weten te creëren. Bij organisaties zal het hopelijk sneller gaan, zodat wij het allemaal nog gaan meemaken.
Gemoedsindicatoren
Deze transformatie is wel een nachtmerrie voor IT-afdelingen binnen organisaties. Opgegroeid in een wereld waarin de inhoud van de ‘koelkast’ ten koste van alles moest worden beveiligd, hebben zij met de komst van het Nieuwe Werken al een behoorlijke uitdaging het hoofd moeten bieden. Collega’s die overal en altijd bij de informatie moeten kunnen en daarbij ook nog eens eigen devices willen gebruiken, vormen beveiligingstechnisch al een behoorlijke uitdaging. De boel ook nog eens openstellen aan mensen van andere organisaties maakt het allemaal nog een stap complexer. Toch is deze trend niet te keren en zullen zij zich hierop moeten voorbereiden.
Het is wel een trend die veel IT-bedrijven al hebben onderkend en ook opgepakt. Niet alleen storten gevestigde namen als Google en Microsoft zich op deze ontwikkeling, ook schieten nieuwe spelers als paddenstoelen uit de grond. Onder de noemer ‘enterprise social’ of ‘engagement’ komen er steeds meer producten beschikbaar die communicatie en informatiedeling binnen gelijkgestemde groepen mensen mogelijk maken.
De basis van een enterprise social-platform is het bij elkaar brengen van informatie uit diverse bronsystemen en het verrijken daarvan met een aantal functionaliteiten. Ten eerste moet het platform inzicht geven in de bereikbaarheid van teamleden. Het moet duidelijk zijn wie op welke manier het beste te bereiken is. Voor mensen onderweg is dat per mobiel. Voor mensen op kantoor kunnen producten als Skype of Google Hangout uitkomst bieden. Mensen die druk zijn, kun je wellicht beter via een asynchroon medium zoals e-mail, chat of post proberen te bereiken. Het platform moet slim genoeg zijn om de statusinformatie zelf te verzamelen en de verschillende manieren van communicatie ondersteunen.
Ten tweede moet het inzicht geven in de status van het project en de geboekte voortgang. De geschikte middelen hiervoor zijn dashboards en loggingsoverzichten van de voortgang. Koppeling met bestaande systemen voor projectplanning en -management is wel noodzakelijk.
Ten derde moet het platform een message board ondersteunen. Teamleden moeten boodschappen kunnen achterlaten waar anderen weer op kunnen reageren. Deze functie is essentieel om niet alleen werkgerelateerde berichten uit te wisselen, maar in de basis ook alles wat bij de koffieautomaat wordt besproken. Een zinvolle aanvulling hierop is het gebruik van gemoedsindicatoren om aan te geven hoe je erin zit. Het delen van emoties met je team zit niet in onze calvinistische aard, maar werkt uitermate positief in de teambuilding.
Een gedeelde takenlijst mag natuurlijk ook niet ontbreken. Teamleden moeten inzicht hebben in welke taken zij onder handen hebben en welke taken er eventueel nog openstaan om opgepakt te worden. Ten slotte, en zeker niet het minst belangrijk, moeten ze van elkaar weten waar ze mee bezig zijn. Daarom moet het platform informatie verzamelen en presenteren over de activiteiten van teamleden. Dit vereist koppelingen met veel systemen om de gebeurtenissen af te tappen en in het platform te krijgen, zonder menselijke tussenkomst.
Onderzoek
De bestaande oplossingen dekken al enkele van deze behoeftes af, maar zijn nog onvoldoende ontwikkeld om echt van een enterprise social-platform te kunnen spreken. Ze hebben wel de potentie om uit te groeien tot een volwassen omgeving voor samenwerking over bedrijfsgrenzen heen. De verwachting is dat de ontwikkelingen de komende tijd deze kant uit gaan.
Wij doen er als organisatie samen met de TU Delft al vier jaar onderzoek naar. Hierbij hebben we het pad van alles in het platform trekken ingewisseld voor zo veel mogelijk gebruikmaken van bestaande systemen. Onze koelkast is met deze ervaringen overdadig gevuld en wij nodigen iedereen graag uit om te komen plunderen.
