Author:
Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute.
Reading time: 3 minutes
Een systeemengineer vraagt:
De projectleiding zet mij regelmatig onder druk om mijn kwaliteitseisen wat los te laten ten behoeve van een snellere oplevering. Vaak moet ik daarbij toegeven. Nu vragen ze echter te veel. De druk op het project is extreem en ik ben bang dat ze me gaan overrulen. Hoe kan ik toch mijn poot stijf houden?
De communicatietrainer antwoordt:
Een project tot een goed einde brengen betekent veel keuzes maken. Je moet de triple constraint kwaliteit, tijd en geld managen en daarin voortdurend zoeken naar de juiste balans. Regelmatig zul je concessies moeten doen aan de kwaliteit onder druk van de opleverdeadline of de kosten. Dit kan problematisch worden als er geen gezonde discussie is of als niet alle relevante informatie op tafel komt. Hoe zorg je ervoor dat je je standpunt duidelijk naar voren brengt en hoe hou je je poot stijf als het nodig is?
Vraag je allereerst af wat het uiteindelijke belang is van het bedrijf. Kijk hierbij breder dan alleen je eigen project. Het kan heel goed zijn dat er commerciële belangen spelen waardoor snel opleveren toch te prefereren valt boven nog een kwaliteitsslag maken. Bijvoorbeeld omdat de klant die snelle oplevering wil en best bereid is daarvoor een paar kwaliteitsproblemen op de koop toe te nemen. En misschien voldoet het product zelfs met die concessie op kwaliteit nog prima aan de eisen.
Blijft een concessie voor jou ook in het bedrijfsbelang onacceptabel, dan zul je ervoor moeten vechten. Let hierbij op een aantal dingen. Ten eerste: doe het niet alleen, zoek steun. Om je punt te kunnen maken en dus ook te kunnen escaleren, moet je stevig staan. Hierbij heb je medestanders nodig. En die zul je actief moeten zoeken. Een belangrijke medestander is die stakeholder wiens probleem jij oplost door vast te houden aan jouw kwaliteitsstandaard. Wie zit er op de blaren als je dat niet doet? Jijzelf waarschijnlijk omdat jij het probleem dat in een later stadium ontstaat, mag oplossen. Maar hoger in de boom vermoedelijk óók iemand. Maak aan die stakeholder duidelijk dat er een probleem dreigt wanneer niet wordt ingegrepen. Overleg je standpunt daarnaast met je directe collega’s en zoek steun bij hen. Bereid met hen ook je inhoudelijke verhaal voor.
Ten tweede: zorg dat dat verhaal op orde is. Neem een duidelijk standpunt in en onderbouw dat met feiten of realistische inschattingen. Leg het verband tussen het kwaliteitspunt dat je wilt maken en de businessdrivers. Dus: wat gaat er mis voor het bedrijf wanneer de voorgestelde concessie op kwaliteit wordt doorgedrukt? Kom ook met alternatieven. Bijvoorbeeld een tijdelijke oplossing, een parallel onderzoek naar meer zekerheid over de werking van een oplossing, meer of andere mensen betrekken of de vertraging accepteren en dit helpen uitleggen aan de klant. Het beste is als het management wat te kiezen heeft. Geef wel duidelijk aan welke oplossing jouw voorkeur heeft.
Ten derde: bereid de presentatie van je verhaal goed voor. Als je ingaat tegen de richting waarin het project wordt gedreven, kun je weerstand verwachten. Wees hierop bedacht en review je verhaal met je peers. Dit betekent dat jij je presentatie houdt en je collega’s in de rol kruipen van de meest kritische tegenstander. Doe dit niet één keer maar meerdere keren. Zo scherp je je verhaal samen aan totdat er geen gat meer in te schieten is. Bijkomend voordeel is dat het een gezamenlijk gedragen standpunt wordt. Spreek met één stem; dit maakt je verhaal sterk.
