Help, ik verdrink in mijn mail

Reading time: 3 minutes

Author:

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij het High Tech Institute.

Een softwaretester vraagt:

De hoeveelheid mail op mijn werk neemt alsmaar toe, zowel van collega’s als van externe contacten. Ik ben daardoor steeds meer tijd kwijt aan het beantwoorden van al die mails en dat gaat ten koste van mijn eigenlijke werk. Maar als ik berichtjes even laat liggen, krijg ik geërgerde reacties. Hoe ga ik om met die berg mail?

De communicatietrainer antwoordt:

Omgaan met de continu groeiende hoeveelheid mail is een grote uitdaging. Belangrijkste is dat jij aan de bal blijft en kiest waar je wel en waar je niet op antwoordt. Overal op antwoorden is geen optie. Dat kost gewoonweg te veel tijd en gaat ten koste van andere belangrijke dingen.

Hoe pak je het zo aan dat je de controle houdt en de goede dingen blijft doen? De basis is hetzelfde als bij het omgaan met gewoon werkaanbod: prioriteiten stellen. Het draait hierbij om twee zaken. Als eerste stel je het belang van het bericht vast. Hoort het bij jouw kerntaken? Ten tweede bepaal je de urgentie. Moet het nu gebeuren of kan het even wachten? Dit beoordeel je door de kop en misschien de eerste paar zinnen te lezen. Op basis hiervan kies je wat je ermee gaat doen.

Heel veel berichten zijn niet zo belangrijk maar gaan over dingen die even snel moeten worden geregeld. Als het kan, delegeer je deze taken. Vraag je secretaresse het te regelen. Als je die niet hebt, doe het dan zelf. Besteed er echter zo weinig mogelijk tijd aan.

Is de mail wel belangrijk, is het een grotere taak en moet jij hier echt op reageren, maar hoeft het niet nu? Plan het dan op een moment dat het kan en zet het in je agenda. Dingen die urgent zijn én belangrijk doe je meteen en goed; het is immers belangrijk. Wat doe je met de rest? Negeren. Veel berichten lossen zich vanzelf op.

De essentie is dus dat je die paar belangrijke taken voor ogen houdt waarbij jij het verschil kunt maken. Overige stukken werk probeer je zo veel mogelijk te delegeren aan mensen om je heen. Elke dag hou je wat tijd vrij om je mail weg te werken.

Dan het gebruik van e-mail. Mail is geschikt voor het maken van afspraken (voor overleg) met meerdere mensen, eenvoudige vragen, vragen waarop je niet direct een antwoord nodig hebt, mededelingen aan meerdere mensen tegelijkertijd of voor het contacteren van iemand die slecht bereikbaar is. Je gebruikt het bij voorkeur niet om een meningsverschil uit te knokken, vertrouwelijke informatie uit te wisselen, slecht nieuws of een vervelend bericht te melden, een situatie te communiceren waarin een probleem bestaat of dreigt te ontstaan, op het laatste moment een afspraak af te zeggen, veel vragen tegelijk of een spoedvraag. In al deze gevallen is het handiger even te bellen of langs te lopen.

Hoe ga je om met ontvangen e-mail? Als je echt in een mail duikt, handel het bericht dan helemaal af (dus niet dezelfde mail meerdere malen ‘beetpakken’). Maak drie mappen: to do, afwachten en archief. In de archiefmap creëer je meerdere submappen voor de verschillende taken die je hebt, bijvoorbeeld per project. In Outlook zijn veel regels die je mail automatisch in een dergelijke subdirectory plaatsen. Je blijft zien dat er nieuwe mail is, door het nummertje. Ook het gebruik van je afwezigheidsassistent op dagen dat je weg bent, helpt om de berichtenstroom in te dammen. Mensen zoeken bij jouw afwezigheid vanzelf naar andere oplossingen. Zet je mailnotificatie uit – dit leidt te veel af – en sleep belangrijke mail naar je agenda of to-domap. Voorkom mailtreintjes, bel en handel af. Beperk cc, want je creëert daarmee overbodig mailverkeer.

Bottomline: mocht de mail je boven het hoofd groeien, pak dan even een moment rust. Neem afstand en kies opnieuw wat belangrijk is en wat niet.