Reading time: 11 minutes
Author:
Na een lange carrière bij Philips Research geeft Henk van Leeuwen nu leiding aan het team dat Product Lifecycle Management binnen Philips Medical Systems introduceerde. Bits&Chips informeerde naar zijn ervaringen en kreeg een gepassioneerd betoog.
Product Lifecycle Management (PLM) laat zich helaas niet in drie zinnen uitleggen. Een formele definitie zou kunnen zijn: PLM is de combinatie van activiteiten die een bedrijf onderneemt om zijn productinformatie te beheren tijdens de levenscyclus van zijn producten, van ontwerp tot vulling van de afvalbak. Snappen we het al?
Op een koude novembermiddag vragen we Henk van Leeuwen om het eens goed uit te leggen. Dat is aan hem wel besteed. Op zijn warme kantoor bij Philips Medical in Best steekt hij van wal. ’Waartoe zijn wij op aarde, als Philips-medewerkers? Om van materialen producten te maken. Voor die producten krijgen we centen. Maar we moeten ook onze leveranciers en andere kosten betalen. Je hoopt dus dat er een verschil overblijft dat groter is dan nul. Dat noemen we winst.‘
’Om van die materialen een product te maken heb je een recept nodig. De Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) – we hebben daar natuurlijk nogal eens mee te maken – noemt dat de Device Master Record (DMR). Het bevat de technische productdocumentatie van de materialen, de componenten en de afregeling van de assemblage- en afregelvoorschriften. Ik noem het productbeschrijvende documentatie.‘ Het belang daarvan moeten we volgens Van Leeuwen niet onderschatten. ’Ik zeg wel eens tegen onze ontwikkelaars: ’Jullie moeten geen producten maken, maar een DMR‘‘, grapt Van Leeuwen. ’De DMR komt tot stand uit een combinatie van inspanningen. Aan de ene kant zitten er mensen aan de authoring tools, de ontwerpgereedschappen. Die ontwikkelen dus de verschillende onderdelen: de elektronica, de software, de mechanische componenten en noem maar op. Op een gegeven moment werken die onderdelen prima, maar dan heb je natuurlijk nog geen product. Leuk, als een schakeling werkt, maar wij verkopen geen schakelingen. We verkopen schakelingen in een kastje dat moet worden geprogrammeerd. Met andere woorden, onze mensen moeten elkaar gaan vertellen wat voor onderdelen ze hebben ontworpen. En om dat goed te doen, hebben we PLM ingevoerd.‘
Maar is er meer. ’Aan de andere kant heb je mensen in de fabriek, die zijn opgeleid om met schroefje A en boutje B en gaatje C een verbinding te maken. Ze willen daarbij niet tegen verrassingen aanlopen. Ze houden van voorspelbaarheid. Plotselinge veranderingen in het ontwerp of het compleet vervangen van een onderdeeltje kan heel vervelend uitpakken.‘
De productieafdeling en ontwerpafdeling moeten natuurlijk ook met elkaar praten. Ergens in de keten komen ook de leveranciers om de hoek kijken. Om dat hele communicatieproces te stroomlijnen, zetten Van Leeuwen en zijn team een uit de kluiten gewassen database op met de status van alle componenten. Verandert iemand een weerstandje of een zelfs maar een schroefje, dan gaat die verandering in de database.
Vroeger moest iedereen ’handmatig‘ met elkaar communiceren, via e-mail of de telefoon. ’Dat gaat best redelijk. We zijn professionals, nietwaar? Als Jantje aan Pietje om een update vraagt, dan komt die negen van de tien keer aan. Maar je zult het altijd zien, het gaat ook wel eens mis. Jantje ziet een nieuwe versie over het hoofd.‘
Van Leeuwen schetst een simpel rekensommetje om de gevolgen van communicatiefouten te illustreren. ’Laten we aannemen dat de kans dat elke verandering of update goed wordt gecommuniceerd, negentig procent is. En even voor het gemak dat er tien veranderingen in het ontwikkelingsproces aan te pas komen. Nou, 0,910, reken maar uit. Al die foutjes kosten handen vol geld. De database heeft realtime informatie over alle aspecten van een product en iedere partij kan alle voor hem relevante informatie op elk gewenst moment raadplegen. Dat is de basis van PLM, althans dat gedeelte van PLM waar we bij Philips ervaring mee hebben opgedaan.‘
Philips heeft al een lange historie met het opstellen van productgerelateerde data. ’Al sinds de jaren vijftig zijn wij bezig dat te managen. Toen heette dat nog geen PLM, maar technische productdocumentatie. Daar waren we akelig trots op, jazeker! Ik heb ook wel eens gesproken met mensen van andere multinationals en die waren jaloers op ons 12 NC-systeem. Er was geen item binnen Philips te vinden, of het nou een volledig product was of een schroefje, dat geen twaalfcijferige code had.‘
In de vliegtuigbouw gaat al sinds jaar en dag geen schroefje de lucht in zonder code. Nu spreidt PLM langzaam maar zeker zijn vleugels uit. Velen zien Philips Medical daarin als een voorloper. ’Ik vind het leuk dat de buitenwacht Philips ziet als trekker van het veld. Er is ook wel enige grond voor, gezien onze historie en recente implementaties. Maar er zijn ook firma‘s verder dan wij, met name die elektronische circuits daadwerkelijk realiseren. Als ik het in bedrijfkundige termen moet omschrijven, zou ik toch zeggen dat PMS een early adopter is en niet een innovator.‘
Tussen de soep en de aardappels
Van Leeuwen is gestationeerd op de afdeling Magnetic Resonance Imaging (MRI). Daar ontwikkelen ze apparaten die plaatjes maken van het binnenste van het lichaam. Door het sterke en nauwkeurige magneetveld dat daaraan te pas komt, zijn die machines extra gevoelig voor veranderingen, omdat de elektrische componenten het magneetveld kunnen beïnvloeden. ’We manipuleren een magneetveld door er een gradiënt op aan te leggen. Dat luistert heel nauw. Een schroefje hier of een draadje daar en er ontstaan storingen in het magneetveld. Het ondervangen van zulke veranderingen is al moeilijk genoeg, maar helemaal als er geen goede communicatie is.‘
In zo‘n foutengevoelige omgeving mag het geen verbazing wekken dat PMS de bedrijfsprocessen wilde optimaliseren. Het versnellen van het ontwikkelingsproces inclusief het maken prototypes en testactiviteiten is de belangrijkste motivatie voor het invoeren van PLM. ’We willen de time-to-market terug dringen.‘
Maar daarnaast ’ontwerp je zo‘n MRI-apparaat van zo‘n vier ton niet eventjes tussen de soep en de aardappels. In de supergeleidende magneet, bijvoorbeeld, gaat ontzettend veel tijd en geld zitten. Maar eenmaal in elkaar gezet, gaat hij lang mee. Zoiets willen we niet iedere keer van het begin af aan opnieuw ontwerpen. We baseren onze nieuwe ontwerpen dus op zijn voorgangers. We slaan twee vliegen in één klap: de magneet is opnieuw te gebruiken in een nieuw systeem en we recyclen opgebouwde kennis en documentatie bij het ontwerp ervan.‘ Het is met andere woorden niet slim om iedere generatieproducten het wiel opnieuw uit te moeten vinden. ’Met de elektronica en de software is het niet anders. We blijven gebruikmaken van ’oude‘ elementen totdat die hun end-of-life hebben bereikt.‘
Behalve 250 man in Best heeft PMS ontwikkelingsfaciliteiten in Helsinki en Cleveland. ’Ik kom net uit Finland, uit de sneeuw. Die jongens daar moeten samenwerken met ons en met Amerika. Op een bepaald moment is een organisatie zo complex, daar e-mail je niet meer tegenop. En dan nog maar te zwijgen over de leveranciers. Dat is me toch een netwerk‘, vertelt Van Leeuwen.
Een ander voordeel van PLM ligt buiten de ontwerpfase. Van alle producten die deur uitgaan, legt de Design History File alle relevante gegevens vast. Dat is erg handig bij het uitvoeren van servicecontracten, het nakomen van beloofde functionaliteit, het uitvoeren van upgrades of bij het uiteindelijke hergebruik van onderdelen. ’Als een afnemer toch een bug vindt, moeten we daar iets aan doen. Hebben we de zwakke plek gevonden, dan geeft een druk op de knop een lijstje waar welke klanten nog meer een apparaat met die zwakke plek heeft staan.‘
Product Lifecycle Management, zoals de naam al doet vermoeden, beperkt zich dan ook niet tot het moment dat het product de fabriek verlaat. Bij PMS denken ze daar al hard over na, maar voorlopig blijft het nog bij de ontwerpfase. ’We zijn op experimentele basis wel bezig met uitbreidingen. Als we een onderdeeltje verwisselen in een ziekenhuis in São Paolo, willen we dat ook terugvinden in de documentatie.‘
Aangewezen vrijwilliger
Tijdens zijn uitleg over PLM is het enthousiasme van Van Leeuwen zichtbaar opgeweld. Hij schept er duidelijk genoegen in de bedrijfsvoering bij PMS te stroomlijnen. Hij kan het niet nalaten ook nog even te melden dat de FDA onlangs is langs geweest: ’Passed with flying colors!‘ Aan de voorschriften van de FDA ontkomt PMS niet als het in de VS wil afzetten. ’We hebben ons PLM-systeem zo opgezet dat we daar zonder extra inspanningen aan voldeden.‘
Het is duidelijk, er stroomt nu managerbloed door de aderen van deze doorgewinterde researcher. Van Leeuwen begon als achttienjarige bij Philips Research. Op een tweetal jaar bij de Universiteit van Maastricht na, bleef de elektronicus en fysicus er bijna zijn hele carrière werken. ’Ik heb een spoor van vernieling achtergelaten‘, lacht hij. Gedurende zijn loopbaan werkte hij onder meer aan luidsprekers, ultrageluid, webcams en lcd‘s.
Toch geeft Van Leeuwen aan de ’aangewezen vrijwilliger‘ te zijn geweest. ’Ik ben nu professioneel manager, dat was eerst niet mijn keuze en ik ben daar niet voor opgeleid. Maar ik heb wel geleerd hoe belangrijk het is om sneller de markt op te kunnen gaan. Het moet gewoon om te zorgen dat je mee kunt. En ik zou wel een misantroop zijn als ik bleef dweilen in een vak waar ik niet in geloof.‘
Als professioneel manager begrijpt Van Leeuwen ook dat PLM de bedrijfsprocessen transparanter maakt voor het management. ’Een ontwikkelaar hield vroeger zijn werk op zijn eigen harde schijf tot hij eens met anderen ging praten. Dat bemoeilijkt het beoordelen van de vorderingen. Nu kan iedereen, of het nu management of een externe partij is, de database inzien wanneer hij maar wil. Dat resulteert in een duidelijk meetbaar proces. Het geeft bovendien uitstekend zicht op de resources die nodig zijn.‘
PLM helpt de managers dus precies daar waar ze voor in het leven zijn geroepen. ’Een manager soldeert niet en hij programmeert niet. Hij gaat ook niet zelf naar de klant toe. Toch is hij verantwoordelijk voor het proces. PLM helpt hem daarbij.‘
Het management bij PMS is dan ook tevreden met de invoering van PLM. Jaar op jaar krijgt Van Leeuwen zijn budget. ’Ik heb wel het een en ander aan euro‘s stukgeslagen en dat leverde niet direct goedkopere producten op. Maar het zijn eerst spieringen en dan kabeljauw. Ik heb mijn budgetvoorstellen met hand en tand verdedigd en ik heb mijn visie weten te verkopen. Ik heb de eerste twee jaar zonder meer al mijn investeringen terugverdiend. Dat PLM nodig is, is een no-brainer.‘
Maar hoe staan de mensen op de werkvloer dan tegenover in de invoering van PLM? De kans is aanwezig dat ze het als een beperking van hun bewegingsvrijheid ervaren, als een manier om strakker aan het lijntje te moeten lopen. ’Ik zou de waarheid onrecht aan doen als ik zou zeggen dat ik geen weerstand ben tegengekomen. Er is natuurlijk altijd een beetje behoudzucht. Zo van: jemig, moet ik nou iedere keer alles in de computer gaan lopen gooien.‘ Maar bij Philips waren ze al sinds de jaren vijftig gewend aan productbeschrijvende documentatie. ’En laten we wel zijn: er komt een tijd dat je op IT overstapt.‘
Volgens Van Leeuwen is PLM mede daarom makkelijk te verkopen. Hij haalt nog een voorbeeld uit de kast. ’Als ik honderd verschillende schroefjes heb, die allemaal hetzelfde zijn behalve qua lengte, had ik vroeger honderd verschillende documenten met in essentie dezelfde tekening in mijn archief.‘ Met de zegeningen van de IT kan dat allemaal beter, namelijk dezelfde tekening voor alle schroefjes. Als iemand besluit de spoed van dat soort schroefjes te wijzigen, is de nieuwe documentatie voor alle honderd schroefjes in een oogwenk gemaakt. ’Die efficiëntie weet ik wel te verkopen aan de werkvloer, ja.‘
’Maar het belangrijkste is dat je goed moet communiceren waarom je PLM invoert: om producten sneller op de markt te zetten door onnodige communicatiefouten te elimineren. Toen ik dat goed voor het voetlicht kreeg, merkte ik dat de acceptatiegraad zienderogen toenam. Als ze het niet begrijpen, zijn ze geen professional. Als ik nu midden in de nacht een ontwikkelaar wakker maak, vertelt hij het goede verhaal hoor.‘
Van Leeuwen beschouwt het als zijn taak om de zaken niet onnodig moeilijk te maken. ’Veel van onze jongens kunnen de aan- en uitknop van de computer echt wel vinden. Maar lang niet iedereen zal dagelijks met zijn vingers in de PLM-software zitten; velen zijn low frequency user. Dus die tools moeten wel bruikbaar zijn.‘
De leveranciers waren minder moeilijk te overtuigen. ’Als ik ze vertel dat je in het systeem kunt zien welke documenten ze moeten meesturen bij een bestelling, dan krijg ik een dikke klapzoen.‘
Stapje voor stapje
De invoering van PLM bij Philips Medical is een geleidelijk en nog altijd voortdurend proces. Van Leeuwen noemt het een kwestie van vallen en opstaan. En hij wil best wat van zijn ervaringen delen. ’Er is niet maar een fijn uitgestippelde weg naar succes. Ik ben er onderhand wel achter dat je iedere stap opnieuw het bedrijfsproces moet formuleren om het in een IT-systeem af te beelden. Sterker nog, probeer niet je huidige businessproces af te beelden, maar denk eerst even na over hoe je het zou willen. Door schade en schande heb ik gemerkt dat een achterhaald systeem afbeelden in een moderne tool niet bepaald gunstig is.‘
Daarom benadrukt Van Leeuwen ook dan PLM beslist niet alleen het kiezen van de juiste tools behelst. ’De verleiding is groot om het hele gebeuren door de IT te laten sturen‘, verklapt hij. ’Maar in feite zijn er twee hele belangrijke, elkaar overlopende aspecten. Aan de ene kant de business requirements en aan de andere de IT. PLM kan zelfs zonder het gebruik van tools.‘
Maar Van Leeuwen had natuurlijk voor zijn database wel tools nodig. Pas na een strakke formulering van eisen waar de bedrijfsvoering aan moet voldoen, ging hij praten met zijn collega‘s op de IT-afdeling. Uiteindelijk leveren zij de infrastructuur en tools die daarbij passen. ’En daarna beginnen we klein. Eerst testen we real life cases in een groepje van een stuk of tien man om te zien of alles aan onze verwachtingen voldeed. Pas na het debuggen durven we het aan om alles uit te rollen naar de rest van de organisatie.‘ Stapje voor stapje te werk gaan: Van Leeuwen noemt het ’zijn belangrijkste leermoment.‘
Van Leeuwen is dan ook voorlopig nog wel even zoet met PLM, ook al kon hij tijdens zijn carrière niet lang op dezelfde plek blijven. ’Het is toch mooi als je iets kunt waarmaken. In het begin moest ik tegen de weerstand opboksen. Maar ik als ik nu op een cursus een nieuw concept introduceer en wat lange gezichten zie, hoef ik maar te zeggen: ’joh, je hebt gelijk, we schaffen die IT-troep weer af.‘ Nou dan kom je er pas achter wat weerstand is. Ik zie vooral allemaal blije gezichten.‘
Bits & Chips organiseert 7 december een themadag over CCRM. Henk van Leeuwen is daar keynotespreker. Meer informatie op www.bits-chips.nl/events/
