Bijna om de tuin geleid

’When the map and the territory don‘t agree, always believe the territory.‘ Deze ongeschreven regel uit het Zweedse leger heb ik veelvuldig kunnen gebruiken bij het doorlichten van projecten. Ik was een keer uitgenodigd bij een bedrijf om in een paar dagen een project door te lichten. Het moest snel gebeuren, want het bedrijf wilde de resultaten graag gebruiken om aan te tonen hoe goed alles ging. Het bedrijf overhandigde trots het handboek ’De Projectwijzer‘, waarin de manier van werken stond beschreven. Hoge verwachtingen dus…

Ik plande de eerste dag in totaal acht interviews van elk een uur en ging aan de slag. Het eerste interview was met het afdelingshoofd, die het project de hemel in prijsde. Het tweede interview was met een quality assurance-medewerker van buiten het project. Jubelverhaal! Langzaam bekroop mij een gevoel van achterdocht. Een project waar het allemaal goed ging? Een tevreden afdelingshoofd en een tevreden kwaliteitsmedewerker? Naarmate de interviews vorderde, kreeg ik steeds meer het gevoel in een toneelstukje te zijn beland. De projectleider toonde met een stralende lach een bijgewerkt projectplan met keurig alle revisies op het voorblad bijgehouden.

Ik rondde alle interviews af, vertelde tegen het afdelingshoofd dat ik de volgende morgen nog even met iemand uit het project wilde praten om vervolgens die middag de bevindingen en conclusies te kunnen rapporteren. De volgende morgen stapte ik naar de configuratiebeheerder en nam het projectplan en De Projectwijzer mee. Ik vroeg hem alle revisies van het projectplan te laten zien. Kan niet? Hoezo niet? Wel, die beheerde de projectleider zelf. Maar in De Projectwijzer staat wat anders. O ja, De Projectwijzer, was dat niet dat handboek dat twee adviseurs ooit hadden geschreven?